桂林職場問答

做老板的秘書主要是干啥?累不累？坐標(biāo)桂林

13*******88
2022-02-04
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13*******70 2022-02-09

　辦公室秘書工作職責(zé)
　　一、在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下做好辦公室日常行政事務(wù)及文秘工作。
　　二、負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作；及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。
　　三、做好各種會議的記錄及會務(wù)工作。
　　四、辦理本單位人員的招聘錄用、培訓(xùn)教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統(tǒng)計(jì)報表等事項(xiàng)的具體事宜。
　　五、做好單位印章管理，按規(guī)定開具介紹信。
　　六、做好來訪接待工作。
　　七、做好聯(lián)網(wǎng)微機(jī)管理工作，每天定時開機(jī)接收文件；做好信息收集及報送工作。
　　八、負(fù)責(zé)本單位辦公用品的采購和供應(yīng)工作。
　　九、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)和各種應(yīng)急事務(wù)的處理。
　　董事長秘書的工作職責(zé)
　　直接上級：文秘科
　　間接上級：董事長
　　崗位性質(zhì)：負(fù)責(zé)董事會有關(guān)文書材料等文秘工作
　　管理權(quán)限：受董事長委托，行使對董事會日常工作協(xié)調(diào)和會議召集管理權(quán)限
　　管理責(zé)任：對所承擔(dān)的工作全面負(fù)責(zé)
　　主要職責(zé)：
　　負(fù)責(zé)召集董事會議；
　　負(fù)責(zé)董事會議的記錄；
　　負(fù)責(zé)公司印章、法人章的管理；
　　負(fù)責(zé)董事會會議籌備、通知；
　　負(fù)責(zé)會議材料的整理、存檔工作；
　　負(fù)責(zé)會議資料的發(fā)放、收集；
　　負(fù)責(zé)董事長來往信件的處理工作；
　　做好保密工作，并嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定；
　　文秘科科長因公外出或不上班時，代職行使科長的職責(zé)，管理本科工作
13*******68 2022-02-06

　總經(jīng)理的秘書：
　　1、負(fù)責(zé)協(xié)助總經(jīng)理處理日常事務(wù)，對其他行政和業(yè)務(wù)方面的工作提供行政支持；
　　2、負(fù)責(zé)總經(jīng)理日常工作日程安排；
　　3、負(fù)責(zé)籌備公司各種管理例會，做好會議記錄；
　　4、負(fù)責(zé)總經(jīng)理商務(wù)旅行的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作；
　　5、負(fù)責(zé)應(yīng)接電話，應(yīng)答內(nèi)外咨/詢，做好外來人員的接洽；
　　6、負(fù)責(zé)接待總經(jīng)理客人來訪；
　　7、負(fù)責(zé)總經(jīng)理文件，信件，函電的接收與轉(zhuǎn)達(dá)，維護(hù)總經(jīng)理名片簿和總經(jīng)理交待的相關(guān)物品；
　　8、完成上級交付的其它任務(wù)
13*******19 2022-02-07

　　一、秘書應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)的助手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排并督促日常工作。
　　如：安排會議，領(lǐng)導(dǎo)的日程安排，安排接待方案
　　二、秘書要不斷提高工作能力，能熟練起草、寫作文件，有扎實(shí)的中文水平。根據(jù)不同的工作環(huán)境和要求，最好能有較好的外語水平。
　　三、秘書也是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)收集資料、參與一些事宜的思考，從領(lǐng)導(dǎo)的角度去為領(lǐng)導(dǎo)設(shè)想問題、處理問題協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做決策。
　　四、處理文件。收、發(fā)文件，文件存檔等。
　　五、對秘書的要求：多學(xué)習(xí)、人品好、正派、有文字功底、能熟練操作現(xiàn)代辦公設(shè)備、有內(nèi)含、保守密秘。
　　辦公室行政秘書工作內(nèi)容與責(zé)任
　　A、打字速度權(quán)重30% 以每分鐘60個單詞的速度按照適當(dāng)?shù)母袷綔?zhǔn)確的將來自以下各個方面的指令打印成文件：口頭指示、錄音內(nèi)容、手寫筆記或正式筆記、總經(jīng)理的手寫材料、手寫會議紀(jì)要等；打印通知、會議議程、工作日程和其他以下內(nèi)容材料；打印商業(yè)協(xié)會調(diào)查；匯總和打印經(jīng)營報告和其他各種報告、包括文本和表格；打印從報刊在職上摘選下來的文章；整理和打印信件、備忘錄、問家副本以及其他要求打印的文件；
　　B、接待權(quán)重25% 當(dāng)面或通過電話核定已經(jīng)簽訂的合同，熱心地幫助來電話者和來訪者；回答打進(jìn)來的電話，轉(zhuǎn)達(dá)消息、提供信息或?qū)㈦娫捓修D(zhuǎn)給某人；接待來訪者，提供信息或直接將客人引到相應(yīng)的辦公室或個人處；作為主人在客人等待期間提供臨時服務(wù)；操縱自動應(yīng)答設(shè)施；與來電話者及來訪者保持一種合作的態(tài)度
　　C、計(jì)劃安排權(quán)重20% 對工作日程驚醒有效管理、包括對約見、會議、旅行以及其他此類活動的安排；對工作日程進(jìn)行安排；為總經(jīng)理、董事會成員和其他人員約見會面人員；為辦理出差補(bǔ)貼作好準(zhǔn)備；協(xié)助進(jìn)行年度會議的安排；為保證在職培訓(xùn)計(jì)劃的實(shí)施等等